Mehr Effizienz in der FiBu – weniger Aufwand für HACO
Signifikante Zeitersparnis durch erleichtertes Bankenclearing und Zahlungsavis-Verarbeitung mit netix finance
Das Unternehmen HACO ErlebnisEinkaufsZentrum
Das 1936 gegründete Unternehmen unterhält mit 240 Mitarbeitern stolze 11.000 Quadratmeter im saarländischen Wadern. HACO bietet Einkaufswelten für die ganze Familie an – von Mode und Accessoires, über Schreib-, Spiel- und Haushaltswaren bis hin zu Gartenbedarf, Lebensmitteln und Getränkemarkt. Dazu gehört außerdem das größte Intersporthaus des Saarlands. Im eigenen Parkhaus finden Kunden auf 500 kostenlosen Stellplätzen einen Parkplatz.
Die Ausgangssituation
In Wadern hatte ein sechsköpfiges Team im Rechnungswesen (ReWe) die Warenwirtschaft netix retail, das DMS von DocuWare und die Finanzbuchhaltung (FiBu) von Comarch im Einsatz. Das Thema Kostenrechnung wurde in der FiBu abgewickelt. Um die Anlagenbuchhaltung hat sich der Steuerberater gekümmert.
Durch neue Anforderungen seitens des sich im Erdgeschoss befindlichen EDEKA Lebensmittelmarktes wurde die SAP-Anbindung Lunar an die FiBu notwendig.
Die Ausgangssituation
In Wadern hatte ein sechsköpfiges Team im Rechnungswesen (ReWe) die Warenwirtschaft netix retail, das DMS von DocuWare und die Finanzbuchhaltung (FiBu) von Comarch im Einsatz. Das Thema Kostenrechnung wurde in der FiBu abgewickelt. Um die Anlagenbuchhaltung hat sich der Steuerberater gekümmert.
Durch neue Anforderungen seitens des sich im Erdgeschoss befindlichen EDEKA Lebensmittelmarktes wurde die SAP-Anbindung Lunar an die FiBu notwendig.
Die Ausgangssituation
In Wadern hatte ein sechsköpfiges Team im Rechnungswesen (ReWe) die Warenwirtschaft netix retail, das DMS von DocuWare und die Finanzbuchhaltung (FiBu) von Comarch im Einsatz. Das Thema Kostenrechnung wurde in der FiBu abgewickelt. Um die Anlagenbuchhaltung hat sich der Steuerberater gekümmert.
Durch neue Anforderungen seitens des sich im Erdgeschoss befindlichen EDEKA Lebensmittelmarktes wurde die SAP-Anbindung Lunar an die FiBu notwendig.
Die fehlende Anbindungsmöglichkeit mit Comarch war einer der Hauptgründe für den FiBu-Wechsel. Zudem sollte die alte graphische AS/400 Oberfläche, die den Nutzern keine moderne Mausnutzung ermöglichte, abgelöst werden. Weiterhin war der Wunsch nach einer integrierten FiBu-Lösung mit KI-Unterstützung zur Beschleunigung der Vorgänge vorhanden. Nicht zuletzt wurden mit dem Betriebsübergang auf Susanne Birtel im Jahr 2020 zahlreiche Prozesse neu designt. Im Zuge dessen wollte man nun auch die Anlagenbuchhaltung mit der neuen FiBu selbst abwickeln und eine Profit-Center-Rechnung zur besseren Steuerung des Unternehmen einführen.
Generationenwechsel als Chance für Innovation
Mit dem Generationenwechsel haben wir in allen Bereichen auf Digitalisierung, Stringenz und Effizienz abgezielt. Die FiBu wurde komplett auf neue Personen und Prozesse umgestellt.
Susanne Birtel, Geschäftsführende Gesellschafterin
HACO Haas & Birtel GmbH & Co. KG
Schnelleres Beleghandling
Mit dem Wechsel auf fimox hat sich das Beleghandling für HACO deutlich verbessert. Die neue FiBu ist direkt mit dem DMS verbunden. So können die digitalen Belege nun unmittelbar über fimox aufgerufen werden. Das war mit Comarch nicht möglich. Die Prozesse sind durch die Einführung von fimox in Kombination mit der direkten DMS-Anbindung an die FiBu, Workflows und Freigabeprozessen im DMS rund 20 bis 25 Prozent schneller geworden, sagt Christian Kuhn, Managing Director und Mitglied der Geschäftsführung:
„Das gesamte Beleghandling ist schneller, effizienter geworden und hat die Qualitätssicherung verbessert.“
Vereinfachtes Bankenclearing
Durch fimox gestaltet sich nun auch das Bankenclearing einfacher. Zuvor wurden alle Konten gegen ein Verrechnungskonto verbucht, welche im Anschluss aufwendig den einzelnen Debitoren, Kreditoren und Sachkonten zugeordnet wurden. Die elektronische Kontoauszug-Anbindung in fimox erkennt zu welchem Kreditor bzw. Debitor die Zahlung gehört und ziffert diese direkt aus. Im Bereich Sachkonten wurden Regeln für wieder-kehrende Vorgänge definiert.
„Damit sparen wir bestimmt 50 bis 60 Prozent der Zeit ein,“ fasst Kuhn zusammen.
Vereinfachtes Bankenclearing
Durch fimox gestaltet sich nun auch das Bankenclearing einfacher. Zuvor wurden alle Konten gegen ein Verrechnungskonto verbucht, welche im Anschluss aufwendig den einzelnen Debitoren, Kreditoren und Sachkonten zugeordnet wurden. Die elektronische Kontoauszug-Anbindung in fimox erkennt zu welchem Kreditor bzw. Debitor die Zahlung gehört und ziffert diese direkt aus. Im Bereich Sachkonten wurden Regeln für wieder-kehrende Vorgänge definiert.
„Damit sparen wir bestimmt 50 bis 60 Prozent der Zeit ein,“ fasst Kuhn zusammen.
Vereinfachtes Bankenclearing
Durch fimox gestaltet sich nun auch das Bankenclearing einfacher. Zuvor wurden alle Konten gegen ein Verrechnungskonto verbucht, welche im Anschluss aufwendig den einzelnen Debitoren, Kreditoren und Sachkonten zugeordnet wurden. Die elektronische Kontoauszug-Anbindung in fimox erkennt zu welchem Kreditor bzw. Debitor die Zahlung gehört und ziffert diese direkt aus. Im Bereich Sachkonten wurden Regeln für wieder-kehrende Vorgänge definiert.
„Damit sparen wir bestimmt 50 bis 60 Prozent der Zeit ein,“ fasst Kuhn zusammen.
Zahlungsavise von Verbänden
Das Handling der Zahlungsavise von Verbänden läuft einfacher als zuvor. Fehlen Rechnungen oder Gutschriften zum AVIS, kann der Vorgang trotzdem an fimox übergeben und dort leicht weiter bearbeitet werden. Es wird nicht mehr auf ein dem Verband zugeordnetes Zwischenkonto gebucht. Die doppelte Auszifferung entfällt jetzt:
„Die Auszifferung von nachgelieferten Rechnungen oder Gutschriften hat sich deutlich verbessert“, vermeldet Stefan Thode, Leiter der Finanzbuchhaltung.
Detaillierte Auswertungen
Mit fimox konnte HACO das Thema Auswertungen auf ein neues Level heben und die gewünschte Profit-Center-Rechnung einführen. Früher wurden Exporte aus Comarch in Excel gezogen, um Auswertungen durchzuführen. In einigen Fällen war das nicht möglich. Häufig mussten Positionswerte aus den Kostenrechnungen manuell in Excel-Tabellen gepflegt werden. Zudem war es zuvor notwendig hunderte Konten in der Warenwirtschaft anzulegen, um einzelne Sachverhalte mit Comarch auszuwerten.
Detaillierte Auswertungen
Mit fimox konnte HACO das Thema Auswertungen auf ein neues Level heben und die gewünschte Profit-Center-Rechnung einführen. Früher wurden Exporte aus Comarch in Excel gezogen, um Auswertungen durchzuführen. In einigen Fällen war das nicht möglich. Häufig mussten Positionswerte aus den Kostenrechnungen manuell in Excel-Tabellen gepflegt werden. Zudem war es zuvor notwendig hunderte Konten in der Warenwirtschaft anzulegen, um einzelne Sachverhalte mit Comarch auszuwerten.
Detaillierte Auswertungen
Mit fimox konnte HACO das Thema Auswertungen auf ein neues Level heben und die gewünschte Profit-Center-Rechnung einführen. Früher wurden Exporte aus Comarch in Excel gezogen, um Auswertungen durchzuführen. In einigen Fällen war das nicht möglich. Häufig mussten Positionswerte aus den Kostenrechnungen manuell in Excel-Tabellen gepflegt werden. Zudem war es zuvor notwendig hunderte Konten in der Warenwirtschaft anzulegen, um einzelne Sachverhalte mit Comarch auszuwerten.
Mit fimox wurde ebenso der Wechsel vom Sachkontenrahmen 03 auf 04 durchgeführt. Das führte zu einer Verschlankung von rund 1500 Sachkonnten auf ca. 400 Konten. „Jetzt arbeiten wir über Kostenstellen und verdichtete Konten und profitieren von einer viel näheren Integration zwischen netix retail und fimox“, erklärt Stefan Thode.
Die einzelnen Profit-Center können nun mit fimox detailliert bis auf die einzelne Kostenstelle und hinsichtlich der Deckungsbeiträge ausgewertet werden. „Mit der eingeführten Profit-Center-Rechnung haben wir eine Datentransparenz erhalten, welche uns als Instrument zur Steuerung der einzelnen Profit-Center dient. Jetzt wissen wir genau, welche Abteilung in welchem Maße zum Profit beiträgt. Das Controlling in der granularen Detailtiefe ist erst mit fimox möglich geworden“, reflektiert Christian Kuhn.
Zügige Bilanzerstellung
„Die Bilanzerstellung ist viel einfacher geworden“, fasst Christian Kuhn zusammen. Die vielen notwendigen Konten, die in Comarch für die Auswertungen angelegt waren, musste der Steuerberater mühsam in DATEV abbilden, um aus den Comarch-Zahlen eine Bilanz zu erstellen. Thode zum ersten Jahresabschluss 2021 mit fimox: „Unser Steuerberater war mit fimox 30 Prozent schneller als früher mit Comarch.“ Für den Abschluss 2022 werden die Eröffnungsbilanzwerte bereits in fimox vorhanden sein. Auch andere Stammprozesse, wie die erste Zuordnung der neuen Sachkonten, vom ersten Jahresabschluss fallen für 2022 weg. „Bei dem zweiten Abschluss, wird der Steuerberater weitere 25 Prozent an Zeit einsparen“, schätzt der Leiter der Finanzbuchhaltung.
Zügige Bilanzerstellung
„Die Bilanzerstellung ist viel einfacher geworden“, fasst Christian Kuhn zusammen. Die vielen notwendigen Konten, die in Comarch für die Auswertungen angelegt waren, musste der Steuerberater mühsam in DATEV abbilden, um aus den Comarch-Zahlen eine Bilanz zu erstellen. Thode zum ersten Jahresabschluss 2021 mit fimox: „Unser Steuerberater war mit fimox 30 Prozent schneller als früher mit Comarch.“ Für den Abschluss 2022 werden die Eröffnungsbilanzwerte bereits in fimox vorhanden sein. Auch andere Stammprozesse, wie die erste Zuordnung der neuen Sachkonten, vom ersten Jahresabschluss fallen für 2022 weg. „Bei dem zweiten Abschluss, wird der Steuerberater weitere 25 Prozent an Zeit einsparen“, schätzt der Leiter der Finanzbuchhaltung.
Zügige Bilanzerstellung
„Die Bilanzerstellung ist viel einfacher geworden“, fasst Christian Kuhn zusammen. Die vielen notwendigen Konten, die in Comarch für die Auswertungen angelegt waren, musste der Steuerberater mühsam in DATEV abbilden, um aus den Comarch-Zahlen eine Bilanz zu erstellen. Thode zum ersten Jahresabschluss 2021 mit fimox: „Unser Steuerberater war mit fimox 30 Prozent schneller als früher mit Comarch.“ Für den Abschluss 2022 werden die Eröffnungsbilanzwerte bereits in fimox vorhanden sein. Auch andere Stammprozesse, wie die erste Zuordnung der neuen Sachkonten, vom ersten Jahresabschluss fallen für 2022 weg. „Bei dem zweiten Abschluss, wird der Steuerberater weitere 25 Prozent an Zeit einsparen“, schätzt der Leiter der Finanzbuchhaltung.
Fazit
Obwohl die Anlagenbuchhaltung in-house hinzugekommen ist, blieb die Anzahl der Mitarbeiter im Bereich Rechnungswesen gleich. Laut Kuhn konnte durch die Digitalisierung und Integration von Warenwirtschaft, FiBu und neuen Prozessen eine Gesamtarbeitszeit von drei bis vier Personen eingespart werden: „Wir sind zufrieden, dass wir jetzt digital durchgängige Prozesse haben. Das ist ein riesiger Fortschritt gewesen.“
Fazit
Obwohl die Anlagenbuchhaltung in-house hinzugekommen ist, blieb die Anzahl der Mitarbeiter im Bereich Rechnungswesen gleich. Laut Kuhn konnte durch die Digitalisierung und Integration von Warenwirtschaft, FiBu und neuen Prozessen eine Gesamtarbeitszeit von drei bis vier Personen eingespart werden: „Wir sind zufrieden, dass wir jetzt digital durchgängige Prozesse haben. Das ist ein riesiger Fortschritt gewesen.“
Fazit
Obwohl die Anlagenbuchhaltung in-house hinzugekommen ist, blieb die Anzahl der Mitarbeiter im Bereich Rechnungswesen gleich. Laut Kuhn konnte durch die Digitalisierung und Integration von Warenwirtschaft, FiBu und neuen Prozessen eine Gesamtarbeitszeit von drei bis vier Personen eingespart werden: „Wir sind zufrieden, dass wir jetzt digital durchgängige Prozesse haben. Das ist ein riesiger Fortschritt gewesen.“
Die Zukunft
Das ErlebnisEinkaufsZentrum möchte sich auch zukünftig weiterentwickeln. Haco wird sich die aktuellen Prozesse erneut anschauen, um sich weiter zu optimieren. Das Liquiditätsmanagement in der FiBu ist für Haco der größte noch fehlende Baustein, der demnächst angegangen wird. Dazu wird ebenso die Limitplanung in der Warenwirtschaft neu eingeführt. Beides soll integriert in fimox verwendet werden. Christian Kuhn dazu: „Durch das Liquiditätsmanagement kann ich die Finanzen planen und steuern, wann ich welche Liquidität auf dem Konto haben muss, um Rechnungen zu bezahlen.“ Eine Liquiditätsplanung von Comarch war zuvor nicht im Einsatz.
Die Zukunft
Das ErlebnisEinkaufsZentrum möchte sich auch zukünftig weiterentwickeln. Haco wird sich die aktuellen Prozesse erneut anschauen, um sich weiter zu optimieren. Das Liquiditätsmanagement in der FiBu ist für Haco der größte noch fehlende Baustein, der demnächst angegangen wird. Dazu wird ebenso die Limitplanung in der Warenwirtschaft neu eingeführt. Beides soll integriert in fimox verwendet werden. Christian Kuhn dazu: „Durch das Liquiditätsmanagement kann ich die Finanzen planen und steuern, wann ich welche Liquidität auf dem Konto haben muss, um Rechnungen zu bezahlen.“ Eine Liquiditätsplanung von Comarch war zuvor nicht im Einsatz.
Die Zukunft
Das ErlebnisEinkaufsZentrum möchte sich auch zukünftig weiterentwickeln. Haco wird sich die aktuellen Prozesse erneut anschauen, um sich weiter zu optimieren. Das Liquiditätsmanagement in der FiBu ist für Haco der größte noch fehlende Baustein, der demnächst angegangen wird. Dazu wird ebenso die Limitplanung in der Warenwirtschaft neu eingeführt. Beides soll integriert in fimox verwendet werden. Christian Kuhn dazu: „Durch das Liquiditätsmanagement kann ich die Finanzen planen und steuern, wann ich welche Liquidität auf dem Konto haben muss, um Rechnungen zu bezahlen.“ Eine Liquiditätsplanung von Comarch war zuvor nicht im Einsatz.
