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Digitale Rechnungsprüfung

Automatisch prüfen & buchen – Digitale Rechnungsprüfung in der Warenwirtschaft mit DMS-Archiv und Übergabe an die FiBu.

Digitale Rechnungsprüfung für den Handel

Das ERP-System netix verbindet Warenwirtschaft mit DMS und Finanzbuchhaltung: Eingangsrechnungen kommen digital ins System, werden automatisch mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen und revisionssicher archiviert – inkl. sauberer Übergabe an netix finance, DATEV oder andere angebundene Buchhaltungssysteme. Ergebnis: weniger Handarbeit, schnellere Abschlüsse.

Digitalen Ablauf live erleben.

Ablauf in 3 Minuten verstehen.

So entlastet netix Ihre Buchhaltung

Automatisch prüfen & buchen

Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung: Belege innerhalb Ihrer Toleranzen laufen ohne manuelle Nacharbeit durch. Abweichungen landen gesammelt in einer To-do-Liste für Ihre Mitarbeiter.

DMS integriert

PDF-/Papierrechnungen werden per OCR gelesen und automatisch zugeordnet. Warenrechnungen werden in der WaWi gebucht und geprüft. Auch Kostenrechnungen laufen DMS-gestützt mit Freigabe über die Warenwirtschaft vorkontiert an die Fibu.

FiBu & Zentralregulierung

Rechnungen werden inkl. Kontierung an DATEV/netix finance übergeben; REMADV aus der Zentralregulierung wird digital verarbeitet. Skontofristen werden zuverlässiger genutzt, Monatsabschlüsse schneller.

Transparenz & Tempo

Verbleibende Rechnungen mit Handlungsbedarf sind jederzeit auf einen Klick im Kontrollcenter einsehbar. Teams arbeiten fokussiert statt zu erfassen – für spürbar schnellere Prozesse und weniger Fehler.

Vom Rechnungseingang bis zur Finanzbuchhaltung – kurz erklärt

Von der Rechnung bis zur Zahlung greift alles ineinander: DMS mit OCR und Archiv, 3-Wege-Abgleich in der Warenwirtschaft und die Übergabe an die Finanzbuchhaltung, wie netix finance oder DATEV. Klappen Sie die Punkte auf und entdecken Sie, was das ERP-System netix übernimmt – und was Ihrer Buchhaltung noch an Tätigkeiten bleibt.

Wie gelangen Rechnungen in die Warenwirtschaft?

Rechnungen gelangen über drei digitale Wege in die Warenwirtschaft:

  • per EDI (Nachrichtenart INVOIC),
  • aus dem DMS via Integration,
  • über Einkaufsverbände.

Moderne Integrationen und Schnittstellen sorgen dafür, dass die manuelle Erfassung entfällt; die Daten landen direkt in netix und stehen für die automatisierte Prüfung und Buchung bereit.

 

Was übernimmt das DMS?

Eingang & Erfassung
Rechnungen gelangen per E-Mail, Scan oder Upload ins DMS . Die Kopfdaten werden per OCR automatisch ausgelesen und verschlagwortet im DMS abgelegt – ganz ohne manuelle Erfassung.

Übergabe an die Warenwirtschaft
Die Kopfdaten werden automatisiert an netix übergeben. Warenrechnungen legt die WaWi als Beleg an und startet den Abgleich mit Bestellung und Wareneingang. EDI-Rechnungen/INVOIC kommen ohnehin digital in der WaWi an und durchlaufen den selben automatischen Abgleich.

Archivierung & Zugriff
Die Ablage ist revisionskonform (GoBD); der Beleglink steht in WaWi und FiBu zur Verfügung und macht den Vorgang durchgängig nachvollziehbar. Die Volltextsuche erleichtert das Auffinden im DMS.

Kostenrechnungen
Kostenrechnungen laufen im DMS durch den Freigabe-Workflow (je nach Betrag/Typ konfigurierbar) und werden danach über die Warenwirtschaft vorkontiert an die FiBu übergeben. Wiederkehrende Kostenrechnungen lassen sich nach Freigabe im DMS vollautomatisch verbucht.

Einkaufsverbände
Sammelrechnungen der Verbände werden rechtssicher im DMS archiviert; die Verarbeitung der REMADV erfolgt anschließend in WaWi/FiBu.

Was passiert in der Warenwirtschaft?

3-Wege-Abgleich
netix gleicht Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung ab – inkl. Mengen, Preisen, Zusatzkosten.

Automatisierung über Toleranzen
Innerhalb Ihrer definierten Toleranzgrenzen werden Rechnungen automatisch gebucht. Außerhalb der Toleranzen wird nicht gebucht – die Belege landen zur Klärung in einer Übersicht.

Klärfälle im Überblick
Alle Rechnungen mit Handlungsbedarf stehen gesammelt bereit – filter-/sortierbar, mit Direktlink zum DMS-Beleg. Schritte wie Belastung, Gutschriftanforderung oder Warenwertkorrektur lassen sich zügig erledigen.

Rückmeldungen im Prozess
Freigaben und Buchungen aktualisieren die Beleg-/Abgleich-Stati in netix, sodass Einkauf und Buchhaltung den aktuellen Stand und offene Klärfälle auf einen Blick sehen. 

Übergabe an die Finanzbuchhaltung
Erfolgreich abgeglichene Rechnungen werden automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben – bereit zum Durchbuchen.

Was wird an die FiBu übermittelt?

Übergabe an Finanzbuchhaltungssysteme

  • Vollständige Buchungsdaten: Kreditor, Konten, Steuerkennzeichen, Kostenrechnungsobjekte, Valuta/Skonto, Verbandszugehörigkeiten, Zahlungsinformationen, Beleg- & Fälligkeitsdaten – werden strukturiert übergeben.
  • Zahlungsläufe: Belege werden automatisch gebucht und je nach Zahlungstyp in den Zahlungslauf übernommen – Skontofristen werden zuverlässig genutzt.

Zusätzliche Vorteile mit netix finance oder DATEV

  • Zentralregulierung (REMADV): Avis werden digital verarbeitet, zugeordnet und OP-wirksam verbucht.

Weitere Vorteile im ERP-System mit netix finance

  • Belegbezug: Der DMS-Link zum Originaldokument wird mitgegeben – revisionssicher, direkt aus der FiBu aufrufbar.
  • Automatischer OP-Ausgleich & Rückmeldung: Zahlungsstatus wird automatisch an netix zurückgemeldet – OPs sind ausgeziffert, ERP/Kasse bleiben aktuell.
  • Automatischer Wareneinsatz: Der Wareneinsatz der verkauften Ware wird automatisch ermittelt und gebucht (inkl. Filial-/Kostenstellenbezug) – für eine zeitnahe Ergebnisrechnung.

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Leopold Feucht, Geschäftsführung 
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