Was Einkaufsleiter im modischen Einzelhandel wirklich brauchen und warum viele Warenwirtschaftssysteme nicht ausreichen

Ob Modehaus mit mehreren Etagen im Herzen der Innenstadt oder überregionaler Filialist: Die Anforderungen an den Einkauf im modischen Einzelhandel sind hoch – und sie steigen weiter. Einkaufsleiter jonglieren täglich mit Lieferterminen, Budgets, Trends und Lieferantenkonditionen. Während klassische Warenwirtschaftssysteme (WaWi) die operativen Grundlagen bereitstellen, bleiben viele strategisch wichtige Anforderungen unberücksichtigt.

In diesem Beitrag beleuchten wir die häufig übersehenen Bedürfnisse von Einkaufsleitern – und zeigen anhand praktischer Beispiele, wo klassische Systeme an ihre Grenzen stoßen.

Trendbasierte Sortimentssteuerung statt statischer Nachorder

Die Herausforderung:

Mode ist schnelllebig. Was heute noch verkauft, kann in zwei Wochen schon ein Ladenhüter sein. Einkaufsleiter müssen in der Lage sein, auf aktuelle Abverkaufszahlen und Modetrends schnell zu reagieren – vor allem bei Nachorderentscheidungen.

Was viele Systeme nicht liefern:

• Echtzeit-Analyse der Abverkaufszahlen pro Farbe, Größe, Filiale
• Frühzeitige Erkennung von Trendartikeln oder sich drehenden Artikeln
• Intelligente Vorschläge für Ersatzartikel bei nicht mehr lieferbaren NOS-Artikeln

Praxisbeispiel:

Ein Einkaufsleiter entdeckt, dass ein grüner Damenblazer in einer Filiale besonders stark läuft, in zwei anderen jedoch auf Lager liegt. Das WaWi liefert zwar Bestandsdaten – aber keine Handlungsoptionen. Eine moderne Lösung würde automatische Umbuchungsvorschläge machen und gleichzeitig anzeigen, ob beim Lieferanten noch Ware für die Nachorder verfügbar ist.

Einkaufsplanung mit Budget- und Limitkontrolle

Die Herausforderung:

Der Einkauf plant auf Basis von Saisonbudgets – oft nach Warengruppen, Lieferanten oder Flächen. Viele Systeme erlauben die Erfassung von Bestellungen, aber keine dynamische Budgetüberwachung.

Was viele Systeme nicht liefern:

• Permanentes Limitcontrolling mit Soll-/Ist-Vergleich
• Warnungen bei Budgetüberschreitungen schon vor der Bestellung
• Visualisierung von Einkaufsbudgets nach Lieferanten oder Modultypen

Praxisbeispiel:

Ein Modehaus plant für die Saison Frühjahr/Sommer 80.000 € für Hosen ein. Nach Orderrunden auf zwei Messen sind bereits 70.000 € verplant – aber die Einkäufer merken das erst bei der Rechnungserfassung. Ein intelligentes Limitcontrolling hätte schon während der Order angezeigt, dass das Budget fast ausgeschöpft ist – und Alternativen vorgeschlagen.

Transparenz bei Lieferantenkonditionen und WKZ-Vereinbarungen

Die Herausforderung:

Viele Einkaufsleiter verwalten Boni, Rückvergütungen und Werbekostenzuschüsse (WKZ) extern in Excel. Die Folge: unklare Fristen, verpasste Ansprüche, manuelle Abrechnung.

Was viele Systeme nicht liefern:

• Zentrale Verwaltung von Bonusverträgen und WKZ-Vereinbarungen
• Automatische Nachverfolgung von Umsatz- oder Abverkaufszielen
• Erinnerung an auslaufende Fristen oder Zielverfehlungen
• Rückstellungsbildung

Praxisbeispiel:

Ein Lieferant gewährt bei Erreichen eines Umsatzes von 50.000 € eine Rückvergütung von 3 %. Diese Schwelle wird knapp verfehlt – obwohl durch Nachorder eine Woche später noch 5.000 € hinzukommen. Die manuelle Verwaltung der Verträge verhindert die automatische Zielkontrolle. Ein ERP-System mit Bonusüberwachung hätte frühzeitig signalisiert, dass durch kleine Zusatzorder der Bonus gesichert werden kann.

Reibungslose Zusammenarbeit mit Lieferanten und Partnern

Die Herausforderung:

Viele Prozesse im Einkauf sind fehleranfällig, weil Daten aus Mails, Excel-Listen oder Telefonaten manuell übertragen werden müssen. Dies betrifft vor allem die Kommunikation mit Lieferanten, die keine EDI nutzen.

Was viele Systeme nicht liefern:

• Lieferantenportal zur Erfassung von Orderbestätigungen, Lieferterminen, Änderungswünschen
• Automatisierte Erstellung von Lieferplänen basierend auf Orderdaten
• Integration von Rückstandslisten, Lieferverzögerungen und Avisen in den Wareneingang

Praxisbeispiel:

Ein Händler bestellt 200 Paar Sneaker, erhält aber nur 150. Die Lieferantenbestätigung wurde per Mail mitgeteilt, im System wurde jedoch nie nachgepflegt. Die Folge: falsche Erwartungen an Bestände in der Filiale. Eine integrierte Lösung hätte die Rückstandsmenge automatisch im System vermerkt und Nachliefertermine eingespielt. 

Zeitnahe Auswertungen & Entscheidungshilfen für schnelle Reaktionen

Die Herausforderung:

Wenn Entscheidungen zu spät getroffen werden, kann das in der Modebranche schnell teuer werden – etwa bei Umbuchungen, Reduzierungen oder Abverkäufen. Einkaufsleiter brauchen aktuelle, aussagekräftige Kennzahlen.

Was viele Systeme nicht liefern:

• Tägliche Dashboards mit Top-/Flop-Artikeln
• Drill-down-Analysen pro Lieferant, Warengruppe, Farbe oder Größe
• Mobil abrufbare Reports für die Messe oder die nächste Lieferantenverhandlung

Praxisbeispiel:

Während einer Orderrunde möchte die Einkaufsleiterin auf der Messe spontan über das aktuelle Abverkaufsverhalten von Jeansmodellen informieren. Das klassische Warenwirtschaft bietet nur wöchentliche Reports im Büro. Eine moderne Lösung liefert den Echtzeitreport direkt aufs Tablet – mit Umsatz, Bestand und Marge je Artikel.

Fazit: Moderne Herausforderungen brauchen moderne Werkzeuge

Warenwirtschaftssysteme sind der Grundstein – aber sie decken oft nur das „Was“ ab. Einkaufsleiter brauchen Antworten auf das „Warum“ und das „Was nun?“. Ohne fundierte Analysen, automatisierte Planungshilfen und nahtlose Prozesse bleibt das Potenzial des Einkaufs auf der Strecke.

Ein modernes ERP-System, das speziell auf den modischen Einzelhandel zugeschnitten ist, macht den Unterschied:
Es denkt mit, erkennt Muster und gibt Handlungsempfehlungen – statt nur Daten zu liefern.

Key Takeaway

Einkaufsleiter brauchen keine Datengräber, sondern Entscheidungswerkzeuge. Wer frühzeitig Trends erkennt, Budgets intelligent steuert und Lieferantenprozesse transparent macht, gewinnt im Wettbewerb – saisonübergreifend. Mit unserer Komplettlösung bieten wir Einzelhändlern genau das: Mit der netix ERP-Suite lässt sich der Einkauf strategisch steuern, statt nur verwalten. Alle genannten Herausforderungen im Einkauf lassen sich gezielt lösen.