Von Papierchaos zu smarten Prozessen – digital, automatisiert, integriert
Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsverarbeitung für Unternehmen verpflichtend – sind Sie bereit? Mit digitalen Dokumentenprozessen stellen Sie sicher, dass Rechnungen sowie Verträge und andere Geschäftsunterlagen automatisch verarbeitet, revisionssicher archiviert und jederzeit abrufbar sind – ganz ohne analoge Belegarchive und Papierchaos. Smarte Workflows und die Integration in die Warenwirtschaft netix retail optimieren Ihre Prozesse, reduzieren manuelle Aufwände und senken nachhaltig Ihre Kosten. Mit einem vollständig digitalisierten Rechnungsprozess vermeiden Sie unnötige Verzögerungen und versäumen keine Skontovorteile.
Warum netix DMS?
Belege, Verträge und Dokumente revisionssicher speichern & in Sekunden finden.
Rechnungen automatisch erfassen, abgleichen und mit Freigabe-Workflows steuern.
Weniger manuelle Eingaben, weniger Fehler, klar definierte Prozesse.
Zugriff auf Dokumente jederzeit und überall – im Büro, Homeoffice oder unterwegs.
Erfahrungen unserer Kunden
Prozesse automatisiert, Ressourcen eingespart
Mit dem Wechsel zu netix retail haben wir direkt die DMS-Integration vorgenommen, das ist ja auch ein lernendes System. Die Rechnungen werden jetzt bis in die FiBu durchgeschossen. Damit sparen wir mindestens eine 30h Kraft ein. Warenwirtschaft können viele, aber dieses Komplexe – das Gesamtpaket mit den vielen Integrationen – das kann Intelligix richtig gut.
Silke Krischer-Schnückel, Geschäftsführerin
Schnückel GmbH
Funktionen auf einen Blick
Digitale Archivierung – Ihr zentrales Dokumenten-Ökosystem
Effizientes Dokumentenmanagement beginnt mit einer strukturierten, revisionssicheren Archivierung. Anstatt Papierberge zu verwalten oder lange nach wichtigen Unterlagen zu suchen, ermöglicht eine digitale Archivierung sofortigen Zugriff auf alle Geschäftsunterlagen – von Rechnungen über Verträge bis hin zu Personal- oder Lieferantendokumenten.
Mit einer intelligenten Suchfunktion, automatisierten Ablagestrukturen und klar definierten Zugriffsrechten sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgen auch für Sicherheit und Compliance. Ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – Ihre Dokumente sind jederzeit verfügbar, schnell auffindbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Alle Dokumente sicher & strukturiert archiviert
Wichtige Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Verträge oder Personaldokumente werden automatisch digital erfasst und in einem revisionssicheren Archiv abgelegt. So bleiben alle Dokumente langfristig auffindbar und manipulationssicher gespeichert.
Intelligente Suchfunktion
Dank optischer Zeichenerkennung (OCR) finden Sie Dokumente in Sekunden – unabhängig von Dateiformat oder Ablageort. Eine leistungsstarke Volltextsuche macht es möglich, auch große Datenmengen blitzschnell zu durchsuchen.
Rollenbasierte Zugriffssteuerung & Berechtigungen
Definieren Sie genau, wer auf welche Dokumente zugreifen kann – ob intern in verschiedenen Abteilungen oder extern für Wirtschaftsprüfer. Sensible Daten bleiben geschützt, während alle Berechtigten gezielt auf die benötigten Informationen zugreifen können.
Plattformunabhängiger Zugriff – überall verfügbar
Greifen Sie von jedem Gerät, an jedem Standort auf Ihre Dokumente zu – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Die webbasierte Lösung sorgt für maximale Flexibilität und ermöglicht kollaboratives Arbeiten mit digitalen Akten.
Automatisierte Rechnungs- verarbeitung – effizient, fehlerfrei, digital
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kostet Zeit, bindet Ressourcen und ist anfällig für Fehler. Mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung optimieren Sie den gesamten Prozess – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Freigabe und Übergabe an Ihre Warenwirtschaft. Dank der integrierten Lösungen von netix retail erfolgt dieser gesamte Ablauf digital, automatisiert und ohne Medienbrüche.
Digitale Erfassung & Dublettenprüfung
Eingehende Waren- oder Kostenrechnungen werden automatisch erkannt, digitalisiert und mit intelligenter OCR-Technologie ausgelesen. Relevante Rechnungskopfdaten wie Rechnungsnummern, Beträge und Lieferantendaten werden extrahiert und per intelligenter Verschlagwortung indexiert – egal ob per E-Mail, als PDF oder gescanntes Dokument. Dadurch sind sie später in der Suche blitzschnell auffindbar. Eine integrierte Dublettenprüfung verhindert doppelte Buchungen und sorgt für fehlerfreie Abläufe.
Automatische Rechnungsfreigaben & mehrstufige Genehmigungen
Definierte Rechnungsworkflows im DMS sorgen für einen reibungslosen Freigabeprozess: Kostenstellenverantwortliche oder mehrere Genehmigungsstufen können individuell hinterlegt werden. So bleibt jede Rechnung jederzeit nachvollziehbar und verzögerungsfrei in Bearbeitung.
Skonto- & Fristenüberwachung
Automatische Erinnerungen im DMS stellen sicher, dass Skontofristen eingehalten und Mahngebühren vermieden werden. So haben Ihre Mitarbeiter die Termine im Blick, geben Ihre Freigaben zeitnah und die Rechnungen können termingerecht verarbeitet werden, um finanzielle Vorteile optimal zu nutzen.
Direkte Übergabe an Warenwirtschaft & Finanzbuchhaltung
Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe im DMS erfolgt die automatische Übergabe und Buchung der Rechnungsdaten in der Warenwirtschaft. Die Rechnungen werden in der Warenwirtschaft gegen die Lieferscheine abgeglichen und bei Erfolg automatisiert an die Finanzbuchhaltung übergeben. Auch (Sammel-)Rechnungen aus den Portalen der Einkaufsverbände können im PDF-Format abgerufen und verarbeitet werden – ganz ohne manuelle Eingriffe. Das reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine lückenlose Dokumentation. Durch die direkte Integration in netix retail und netix finance sind die Belege auch dort aufrufbar, wo sie gebraucht werden – ohne manuelles Ablegen oder langwierige Suchen.
Erfahren Sie mehr über die automatisierte Rechnungsprüfung und wie digitale Workflows vom DMS bis in die FiBu Ihre Prozesse effizienter und fehlerfrei gestalten.
Automatisierung, die sich rechnet – schneller ROI
Ein Einzelhändler mit einer Verkaufsfläche von 8.000 m² erhält jährlich ca. 20.000 Warenrechnungen. Ohne Automatisierung bedeutet das rund 1.670 Stunden Arbeitsaufwand pro Jahr – allein für die manuelle Bearbeitung, Ablage und den Abgleich mit dem Lieferschein.
Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit netix retail und der DMS-Integration reduziert sich dieser Aufwand drastisch: Einzelhändler sparen den Arbeitsaufwand einer 30-Stunden-Kraft – und das Jahr für Jahr. Noch nicht eingerechnet sind die Einsparungen durch reduzierte Druck- und Archivierungskosten.
Workflows für jeden Bereich – strukturierte Abläufe, weniger Aufwand
Viele Geschäftsprozesse hängen von manuellen Freigaben, Prüfungen und Abstimmungen ab – das führt oft zu Verzögerungen und fehlender Transparenz.
Mit digitalen Workflows im DMS automatisieren Sie diese Abläufe und behalten jederzeit den Überblick. Ob Vertragsmanagement, Personalakten oder Rechnungen. Workflows regeln Freigaben, strukturieren Prozesse und sorgen für eine lückenlose Dokumentation.
Durch klare Zuständigkeiten und Eskalationsstufen werden Freigaben nie wieder vergessen – jeder Prozess läuft effizient und ohne unnötige Wartezeiten. Das spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
Automatisierte Dokumentenweiterleitung & Genehmigungsprozesse
Definieren Sie individuelle Workflows für unterschiedliche Dokumentenarten – ob Rechnungen, Verträge oder Bewerbungsunterlagen. Dokumente werden automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet und durchlaufen vordefinierte Prüf- und Genehmigungsprozesse.
Eskalationsstufen & automatische Erinnerungen
Offene Aufgaben geraten nicht mehr in Vergessenheit: Durch automatische Erinnerungen und Eskalationsstufen bleiben alle Prozesse im Fluss, auch wenn Freigaben oder Bearbeitungen stocken.
Lückenlose Nachverfolgbarkeit & Dokumentation
Jeder Schritt im Workflow wird protokolliert, sodass Sie stets den aktuellen Bearbeitungsstatus und Verantwortliche einsehen können. Das schafft Transparenz und Compliance in allen Bereichen.
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